歓送迎会の幹事を頼まれたとき、店探しより先に決まっていてほしいのは、人数の見当と、会社がいくら出すかの二つです。この二つが宙に浮いたまま店を探し始めると、候補が多すぎて決められないか、決めたあとで人数が合わなくなるかのどちらかになりがちです。
宴会は普段の食事と勝手が違います。料理の味より、個室の形と飲み放題の時間、予約を入れる時期で当日の出来がほぼ決まる。そう割り切ると、幹事の仕事はかなり軽くなります。
予約の電話で聞いておくこと
人数がまとまる会で効いてくるのは、進行に関わる条件です。予約を入れる前に、次のことを店に聞いておくと当日に慌てません。
- 参加人数が入る個室か、貸切ができるか。半個室との違いもここで聞く
- 飲み放題の時間と、延長できるか。ラストオーダーの時刻
- 主賓や上司の挨拶が部屋の端まで届く広さか
- 花束やケーキを預けておける場所があるか。冷蔵が要るものは特に
- マイクやプロジェクターを借りられるか。余興があるなら
- 会計をコース料金で一括にできるか。伝票を分けられるか
歓送迎会は、送る側と迎えられる側の両方が挨拶をする会です。声が部屋の隅まで届くかどうかは、個室の有無と同じくらい当日の空気を左右するのに、予約のときに聞く人は少ない気がします。
一つ付け足すなら、キャンセル料の決まりです。人数が何日前から確定扱いになるのか、減ったときにいくらかかるのか。これを予約の時点で聞いておくと、あとで書く法律の話がそのまま役に立ちます。
店の形で向く会が違う
宴会で候補に上がりやすい店の形を、特徴と向く会で並べるとこうなります。店ごとに違うので、目安として見てください。
| 店の形 | 特徴 | 向いている会 |
|---|---|---|
| 個室居酒屋(宴会コース中心) | 飲み放題つきのコースが中心で、予約から会計までの流れが分かりやすい | 部署単位の宴会 |
| 宴会向けの大きな店・ホテルの宴会場 | 着席にも立食にも対応し、マイクやスクリーンがそろっていることが多い | 大人数の忘年会・新年会 |
| カラオケのある居酒屋 | 一次会からそのまま二次会に移れて、店を変える手間がない | 若手中心で盛り上がる会 |
| 円卓の中華(個室あり) | 大皿を回すので会話が自然に生まれる | 部署をまたぐ交流が目的の歓送迎会 |
| 立食の店・貸切スペース | 席を移って多くの人と話せる | 合同の会や、送る相手が複数いる会 |
どれが正解というより、その会で何をいちばんやりたいかで決まります。挨拶と贈り物の受け渡しが中心なら個室の居酒屋か円卓の中華。人が入れ替わり立ち替わり話す会なら立食。迷ったら、主賓が落ち着いて座っていられる形を選んでおくと外しにくいと思います。
会費は総額から逆算する
会費は、コース料金と飲み放題、席料やサービス料を足した一人あたりの総額から逆算します。先に予算の上限を決めて、その中で候補を比べる。順番を逆にして、気に入った店に合わせて会費を上げていくと、参加をためらう人が出ます。
会社が一部を出す会では、経理の扱いも関わってきます。
国税庁のタックスアンサーNo.5261は、専ら従業員の慰安のために行う運動会、演芸会、旅行などに通常かかる費用を、交際費等から除いて福利厚生費などとしています。社内の行事で福利厚生費となるものの例には、創立記念日、国民の祝日、新社屋の落成式などに際して従業員等におおむね一律に社内で供与される通常の飲食の費用を挙げています。忘年会や歓送迎会という言葉は、ここには出てきません。
もう一つ、取引先などとの飲食費が一人あたり10,000円以下なら一定の書類を保存することを条件に交際費等から除かれる決まり(No.5265。令和6年3月31日以前の支出は5,000円以下)がありますが、専らその法人の役員や従業員、その親族に対する接待等の支出には適用されません。社内だけの宴会に、この10,000円の基準は使えないわけです。
宴会代をどの区分で処理するかは経理に聞く
飲食の例として挙がっているのは、従業員におおむね一律に供与される社内行事の飲食です。特定の部署だけの会や、参加が任意の会をどう扱うかまでは書かれていないので、開催前に経理部門へ確かめておくのが確実です。ここに書いたのは資料の要点で、税務上の助言ではありません。
会社負担額が決まれば、会費はその分を引いた残りを人数で割るだけです。端数は幹事が持つのか、切り上げて余りを二次会に回すのか。これも先に決めておくと、集金のときに説明しやすくなります。
時期で動き出しが変わる
宴会は開催の時期が重なります。年末は忘年会、年明けは新年会、春は歓送迎会。同じ時期に同じような会が同じ駅前で店を探しているので、ほかの食事会より早く動く必要があります。
- 忘年会…年末に予約が重なります。人数が多い会や個室が要る会は、店が予約を受け付け始めたら仮予約を入れておきたいところです
- 新年会…年明けの日程は候補日を早めに決めておくと、選べる店が広がります
- 歓送迎会…人事異動が固まってから日程が決まるので、動き出しがどうしても遅れます。人数の見当がついた段階で仮予約を入れ、確定後に人数を動かせる店を選んでおくと安全です
混む時期は個室のある店から埋まっていくことがあります。候補を一つに絞らず、二つか三つの店に仮押さえの連絡を入れておくと、直前に人数が動いても対応できます。ただし仮押さえを放置するのは店に迷惑なので、決まった時点で断りの連絡はきちんと入れてください。
予約サイトは同じ条件で見比べる
店を押さえるときは、予約サイトの絞り込みを使うと候補出しが早く済みます。人数と予算の上限を先に決めて、同じ条件を入れて出てきた店を三軒ほどに絞る。この進め方がいちばん手早いです。
サイトごとに載っている店は完全には重なりません。片方で候補が少ないと感じたら、もう一方も見てください。
一休.comレストランで宴会に使える店を探す
個室のある店をヒトサラで探す
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繁忙期は予約サイトの空席表示が実際の状況に追いつかないことがあります。人数が多い回は、予約を入れたあとに店へ直接確認しておくと安心です。
幹事がつまずくところと、キャンセル料の決まり
宴会の幹事で起こりがちな失敗は、だいたい予約のときの一言で防げるものです。
- 個室のつもりで予約したら半個室で、主賓の挨拶が隣の席に筒抜けだった
- 飲み放題の時間を確かめず、コースが終わると同時に打ち切られた
- 花束やプレゼントの置き場所を店に相談しておらず、渡す場面で慌てた
- 人数の増減を直前まで確かめず、減った分のキャンセル料がかかった
- その場で割り勘にするつもりだったのに、店が伝票を人数分に分けられず会計に時間がかかった
「個室か半個室か」「飲み放題を延長できるか」「会計をどう分けるか」「キャンセル料はいつからかかるか」。この四つを予約のときに具体的に聞いておけば、ここに挙げた失敗はだいぶ減らせます。
キャンセル料については、消費者契約法第9条第1項第1号が、契約の解除に伴う損害賠償の予定や違約金のうち、同種の契約の解除で事業者に生じる平均的な損害の額を超える部分を無効と定めています。条文に「解除の事由、時期等の区分に応じ」とあるので、何日前のキャンセルかで料率を分ける決め方も想定した書き方です。
同条第2項には、事業者がキャンセル料を請求する場面で消費者から説明を求められたとき、算定の根拠の概要を説明するよう努めなければならない、ともあります。額に首をかしげたら、根拠を聞いてみること自体は法律が想定している行動です。
会社の宴会で気をつけたいのは、この法律が消費者と事業者の間の契約を対象にしていることです。第2条は、事業として、または事業のために契約の当事者となる個人を「消費者」から除いています。会社の名前で予約する会に同じ物差しが使えるかは、はっきりしません。店の取り消し条項が同条の違約金に当たるかどうかも契約の内容によりますし、ここに書いたのは条文の要点で、個別の事案についての法的助言ではありません。
20歳未満の参加者と、車で来る人
春の歓迎会は、学校を出たばかりの新入社員が加わることのある会です。参加者に20歳未満の人がいるときは、幹事が人数の内訳を店に伝えておくと店も動きやすくなります。
二十歳未満ノ者ノ飲酒ノ禁止ニ関スル法律第1条は、20歳未満の者の飲酒を禁じ、酒類を販売したり供与したりする営業者に対して、20歳未満の者が飲むと知りながら酒類を提供してはならないこと、年齢の確認その他の必要な措置を講じることを定めています。飲み放題のコースにソフトドリンクだけの設定があるかを聞いておくと、当日の注文が楽です。
車で来る参加者がいる場合も同じで、酒を勧めない席の配置や、飲まない人向けの飲み物の用意を店に頼んでおくと安心です。幹事が「飲まない人がいます」と最初に言っておくだけでも、飲まない人は過ごしやすくなると思います。
幹事から出やすい質問
宴会の予約は何ヶ月前にすればよいか
決まった目安はありません。忘年会の時期は特に埋まりやすいので、店が予約を受け付け始めたら早めに動きたいところです。歓送迎会は人事異動の発表後に慌てやすいので、候補の日程だけでも先に店へ伝えておくと話が進みます。
飲み放題の時間はどのくらいが一般的か
店ごとに違います。時間制にしている店なら、その長さとラストオーダーの時刻、延長できるかと延長の料金を予約のときに聞いておいてください。
個室と半個室、宴会にはどちらが向いているか
主賓の挨拶や余興がある会では、声が漏れにくい個室が向いています。気軽な部署飲みなら半個室でも困ることは少ないと思います。
参加人数が直前まで確定しない場合はどうすればよいか
人数に幅を持たせて仮予約できる店を選び、人数を確定する期限とキャンセル料の決まりを先に聞いておくと、あとで揉めにくくなります。
会費はどう集めるのが一般的か
当日の受付で現金を集める、幹事が立て替えて後で精算する、事前に振り込んでもらう。どれにするかは人数と参加者の顔ぶれで決めてよいと思います。人数が多い会ほど、事前に集めるほうが当日が楽です。
会社負担分がある場合の会費設定はどう考えればよいか
会社負担額を引いた残りを参加者の会費にする考え方が分かりやすいと思います。国税庁は、従業員等におおむね一律に社内で供与される行事の飲食を福利厚生費の例に、専ら従業員の慰安のための行事の費用を福利厚生費などとして挙げる一方、取引先などとの飲食費の一人10,000円以下の基準は社内だけの飲食には適用しないとしています。処理の仕方は経理部門に先に確かめてください。
二次会の店はいつ決めればよいか
一次会の店から近いカラオケやバーを、一次会の予約と同じ時期に仮押さえしておくと当日の移動が楽です。
予約の電話をかける前に
人数の見当と会社の負担額を先に決めて、個室の形と飲み放題の時間、キャンセル料の決まりを予約のときに聞く。年末と春は早めに動く。幹事の仕事は店選びより段取りで、段取りの半分は予約の電話一本で片づきます。
出典
- 国税庁タックスアンサーNo.5261「交際費等と福利厚生費との区分」(令和8年4月1日現在法令等)(創立記念日、国民の祝日、新社屋の落成式などに際し従業員等におおむね一律に社内で供与される通常の飲食の費用、専ら従業員の慰安のための運動会、演芸会、旅行などの費用)(2026年11月3日確認) https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5261.htm
- 国税庁タックスアンサーNo.5265「交際費等の範囲と損金不算入額の計算」(令和8年4月1日現在法令等)(一人あたり10,000円以下の飲食費、令和6年3月31日以前の支出は5,000円以下、専ら役員・従業員・親族に対する接待等は除く)(2026年11月3日確認) https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5265.htm
- e-Gov法令検索「消費者契約法」(平成12年法律第61号)第2条、第9条第1項第1号、第2項(2026年11月3日確認) https://laws.e-gov.go.jp/law/412AC0000000061
- e-Gov法令検索「二十歳未満ノ者ノ飲酒ノ禁止ニ関スル法律」第1条(2026年11月3日確認) https://laws.e-gov.go.jp/law/211AC1000000020
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